El mercado está lleno de propuestas de softwares para hoteles y, a menudo, el hotelero no sabe muy bien qué PMS (Property Management System) elegir para su hotel o conjunto de apartamentos. A veces, desea plantearse un cambio, mejorar sus prestaciones, hacer que la rutina diaria para el equipo sea más fácil sin renunciar, por supuesto, a sus objetivos de maximizar ingresos y obtener un resultado positivo al final de cada ejercicio.
A continuación, te facilitamos 10 claves para elegir el mejor PMS hotelero, es decir, un programa de gestión hotelera, sin desestimar la importancia que tiene en la estrategia de Revenue Management de un hotel.
- Gestión integral en tiempo real
Uno de los aspectos más cruciales para un hotel es la capacidad de obtener información en tiempo real sobre la disponibilidad de habitaciones, reservas y tarifas. Un PMS debe proporcionar visibilidad instantánea, lo que permite al personal del hotel gestionar reservas de manera eficiente, evitando overbooking y posibles costes.
Para un Revenue Manager el acceso a datos actualizados es indispensable para aplicar estrategias dinámicas de precios y ajustar su inventario a la demanda en tiempo real. Datos erróneos, sin esa actualización inmediata y visible, nos llevaría a tomar decisiones contraproducentes para los objetivos comerciales de nuestro hotel o conjunto de apartamentos.
- Interfaz sencilla e intuitiva
Un PMS debe aportar de una forma clara, sencilla, e intuitiva la información y los cuadros de mando para que el personal pueda solventar sus rutinas de trabajo fácilmente. Una interfaz complicada que requiera una excesiva formación aumentaría el porcentaje de cometer errores además de disminuir la productividad de nuestro equipo.
Para un Revenue Manager, la interfaz debe responder también a este criterio de uso fácil ya que necesita recopilar información sobre sus indicadores de rendimiento de Revenue Management (ocupación, ingresos, etc.) para tomar las decisiones que considere oportunas para maximizar los ingresos.
- Integraciones
El PMS debe permitir la integración con nuestro motor de reservas, Channel Manager, puntos de venta del hotel, etc. El PMS no es una herramienta estática, conecta a los departamentos, automatiza procesos, etc. La información que fluye por él es la base de nuestra toma de decisiones.
- Capacidad de análisis y generación de informes detallados
Maximizar los ingresos del hotel requiere de datos precisos y fiables en tiempo real. Esto lo sabe el Revenue Manager que debe contar con un PMS con herramientas de análisis y generación de informes para evaluar indicadores de rendimiento claves para su gestión diaria.
Los informes deben ser comprensibles y facilitar esa toma de decisiones identificando posibles mejoras en sus acciones de Revenue Management.
- Automatización de tareas rutinarias
La automatización es clave para minimizar nuestros errores y ser más eficaces en el desempeño de nuestras funciones (reservas, asignación de habitación, facturación, etc.) Además, nos permite centrarnos en el cliente mejorando su experiencia.
- Gestión flexible de tarifas
Un hotel o conjunto de apartamentos debe competir en su destino turístico con el objetivo de maximizar sus ingresos y aprovechar todas las oportunidades de venta que se presenten. El PMS debe permitir al Revenue Manager modificar las tarifas de modo sencillo y rápido ajustando precios, estancias mínimas o eligiendo los canales de distribución más rentables para la captación de reservas. Para ser competitivos debemos posicionar nuestro producto en el mercado según oferta y demanda lo cual implica un dinamismo continuo en nuestras acciones de Revenue Management.
- Seguridad de datos y cumplimiento normativo
Todos conocemos el carácter prioritario que tiene garantizar la protección de los datos de nuestros clientes. El PMS debe tener funciones específicas para garantizar dicha protección y cumplir con la normativa vigente (GDPR).
La protección implica seguridad para que los datos sean fiables y podamos tomar decisiones acertadas en nuestra gestión dinámica de ingresos. Un sistema seguro lleva consigo informes y análisis precisos que evitarán posibles manipulaciones o pérdida de información.
- Cohesión tecnológica
Lo hemos mencionado anteriormente, pero por su relevancia, haremos hincapié en la necesidad de integrar el PMS con el Channel Manager. Nuestro Revenue Manager necesita volcar su estrategia, previo análisis, en cada uno de los canales de distribución con los que operamos. Ese soporte tecnológico y multicanal es fundamental para mantener nuestra competitividad en el mercado, captar reservas y maximizar nuestros ingresos. El sistema debe sincronizar automáticamente toda la información.
- Versión Cloud, la nube
La versión Cloud de un PMS permite la accesibilidad a este desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Eso significa que se puede gestionar o simplemente consultar datos de tu hotel desde cualquier punto. Para un Revenue Manager que gestione diferentes propiedades será muy útil pues podrá atender fuera de horario de oficina posibles incidencias, consultar datos o, por ejemplo, ejecutar una acción de Revenue que considere oportuna para mejorar las ventas.
Por otra parte, no requiere de servidor propio, reduce los costes y garantiza que siempre estés utilizando la versión más actualizada de tu PMS.
- Atención al cliente y soporte técnico 24/7
Finalmente, un PMS de calidad debe ir acompañado de un excelente soporte técnico. Las incidencias pueden ocurrir en cualquier momento. El hotelero debe tener la tranquilidad que, al otro lado del teléfono, vía email o chat, el servicio de atención al cliente estará disponible 24/7. Las operaciones continúan y cualquier bloqueo en el sistema puede incidir negativamente en la prestación de tu servicio. Es fundamental tener esa asistencia y resolver las incidencias en el menor tiempo posible para garantizar la gestión hotelera de tu establecimiento.
Conclusión
En resumen, elegir un PMS no debe tomarse a la ligera. Un buen PMS no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también potencia las estrategias de Revenue Management. Se trata de añadir valor a tu hotel o conjunto de apartamentos, de afrontar el reto de la digitalización optimizando los procesos, mejorado la experiencia del cliente y obtener el máximo rendimiento de tus acciones de Revenue.
Un PMS es una herramienta estratégica. No elijas un Mercedes para ir a comprar el pan. Las características de tu hotel, el organigrama de tu empresa, tu inventario, las instalaciones y servicios, la distribución online, etc. son algunos de los factores a evaluar para tomar una decisión acertada con la mejor relación calidad precio.
En Hotel-UP Consulting te ayudamos a salir de dudas, a elegir la mejor nave para cursar ese río digital que es tan esencial en la gestión hotelera de cualquier establecimiento.
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