En nuestra actividad de las últimas semanas vemos que hay cierta inquietud en los hoteles por buscar la forma más adecuada de implantar un sistema de gestión hotelera. Lo que es un PMS.
Para poder ofreceros un punto de partida, os dejamos aquí los puntos críticos que, como mínimo, se deben abordar para su correcta implementación. Si no se tienen en cuenta estos principios básicos, el hotel acabará teniendo una herramienta con muchísimo potencial, pero de la que no sacará ni un 20% de las posibilidades que tiene.
Se trata de conocer cuáles son las bases para la correcta configuarción de un PMS, es decir, un sistema de gestión hotelera. Ahí van:
– Antes de la instalación del PMS en el hotel, es necesario tener muy clara la configuración del sistema, pues es vital para su uso adecuado y provechoso, por lo que lo más recomendable es:
- Programar reuniones con la empresa propietaria del software en las que quede bien explicado y claro cuáles son los puntos básicos de la configuración y cuáles sería los efectos de cada proceso y por qué.
- Programar y celebrar, posteriormente, cuantas reuniones sean necesarias con los jefes de los diferentes departamentos del hotel. Recepción, reservas, comercial, informática y administración. También es conveniente la presencia del departamento de alimentación y bebidas. Cada tarea que se realice en cada uno de los departamentos está conectada con las secuencias de tareas de los departamentos que tendrán que ir actuando después.
- Hacer partícipe de la instalación del nuevo sistema atoda la plantilla. Que se sienta útil y reconocida es muy importante, pues son ellos los que van a hacerlo funcionar.
Con estas bases, y en la parte más técnica debemos tener en cuenta los pilares de la configuración de todo PMS. Habrá que prestar delicada, esmerada y especial atención a:
- Los tipos de habitación. Configurar los tipos básicos y mínimos que sean susceptibles de inventariar.
- Las tarifas. No excederse en una innumerable lista de tarifas. Configurar las mínimas y utilizar el sistema de etrategia de tarifas – Yield management – que incorpore el PMS, para poder modificar los precios de cada una de ellas.
- Los segmentos de mercado. Es vital si queremos implantar un CRM y queremos que la estrategia comercial sea efectiva.
- Los conceptos de producción o códigos de transacción. No excederse en conceptos que, a la larga, no vamos a utilizar y agrupar los que creemos, por tipos de producción, mirando la futura cuenta de resultados.
- Los permisos de acceso de los usuarios. Deberán darse en función de la formación recibida y de las atribuciones de cada puesto.
Estas son las bases mínimas de toda configuración, sin entrar en detalles, pero que marcan un buen punto de partida para abordar una experiencia que no es, ni mucho menos, fácil.
Cualquier duda o consulta al respecto os la resolveremos en los comentarios de este post.