En el complejo mundo hotelero, las herramientas tecnológicas de gestión para alojamientos turísticos se han convertido en los aliados perfectos para la ejecución eficiente de las tareas cotidianas. Con ellas somos capaces de manejar mejor nuestra información, contrastar datos, ser más eficaces pero, sobre todo, más productivos ya que las tareas propias de la mecanización o uso de datos a nivel manual conlleva mucho tiempo. En fin, para algo está la tecnología y si las empresas invierten recursos y medios en mejorar nuestras áreas de gestión está claro que resulta del todo irrazonable continuar con aquellas manos corrientes de papel de antaño y escritas a mano que podían cubrir, sin exagerar, una mesa. Y no pienses que es una exageración, y aunque lo fuese, te confirmamos que aún existen pequeños alojamientos que llevan sus reservas, planning de ocupación y cuentas particulares en formato libreta y bolígrafo al uso.
Dentro de diferentes soluciones tecnológicas que existen en el mercado, hoy os queremos hablar de uno en particular. Se trata del Sistema de Gestión de la Propiedad o «PMS» (Property Management System). Este programa facilita la gestión completa del establecimiento hotelero porque incorpora en una misma plataforma la posibilidad de gestionar cada una de los departamentos de tu hotel o pequeño hostal, en función lógicamente de sus características. Normalmente suelen contratarse por módulos. Es decir, lo lógico será que básicamente puedas tener un módulo de Front Office y Back Office para tu Recepción y que a partir de ahí puedas añadir módulos según departamentos: comercial, restauración, recursos humanos, almacén, administración, etc.
Lo que está claro es que la información se centraliza a través de este software y que los datos son compartidos según departamentos y los accesos correspondientes. Por ejemplo, el departamento de recepción y reservas están estrechamente ligados a comercial y las tareas propias de Revenue Management, o administración con almacén, recursos humanos…
Como ves, esta herramienta resulta fundamental en la actividad del hotel y es muy importante que otros herramientas tecnológicas sean capaces de implementarse con tu PMS. Pero atención, no olvides lo que hemos comentado al principio, siempre en función de las características y necesidades de tu establecimiento hotelero.
Pero, ¿qué cualidades o características ha de tener un PMS si decides invertir en él?
• Sencillo: su uso no tiene que suponer un dolor de cabeza. Descarta aquellos que sean complicados de manejar, requieran muchos pasos para ejecutar una acción o sus funciones estén escondidas. Recuerda que no serás el único que lo manejará. Todos los miembros de tu equipo han de saber utilizarlo. Apuesta por aquellos que sean intuitivos.
• Escalable: sus funcionalidades pueden crecer al mismo tiempo que tu negocio. Que no tengas un restaurante en tu hotel hoy, no significa que no puedas tenerlo mañana. Nunca se sabe 🙂
• Flexible: recuerda que tu programa de gestión hotelera tiene que facilitar una posible implementación con tu motor de reservas online y tu Channel Manager 🙂
• Accesible: paga solo por lo que necesitas. Procura que tu PMS se adapte a tus necesidades y no al revés. Busca siempre la mejor opción relación calidad precio según sea tu hotel, apartamentos, casa rural u hostal.
Si aún no te ha quedado claro, consulta nuestro artículo sobre Sistemas de gestión hotelera PMS. Bases mínimas para su implementación.
Qué nos ofrece el mercado
El mercado está lleno de opciones. Desde opciones de software instalado en la nube, integraciones con diferentes software, licencias en alquiler o en venta, tamaños y precios, etc. Lo importante, al fin y al cabo, es que el hotelero elija la mejor solución para su negocio en función de sus necesidades y el tamaño de su hotel.
En Hotel-UP, por nuestra larga experiencia en gestión hotelera y por nuestra relación con muchos de estos proveedores de soluciones tecnológicas podemos ayudarte a elegir la mejor opción para tu negocio.
No es una cuestión de precio sino de análisis y coherencia en función de lo que realmente necesitas y hasta dónde quieres invertir e incluso diferenciarte.
Os deseamos una feliz semana 🙂